Kennisbank
Korte uitleg in gewone taal van de begrippen die je tegenkomt bij een nieuw ERP, van grootboek tot go-live. Elk begrip begint met een definitie en laat daarna zien wat het in de praktijk betekent voor een mkb-bedrijf.
A–Z
Een werkwijze om een werkplek geordend te houden in vijf stappen: weghalen wat je niet nodig hebt, alles een vaste plek geven, schoonmaken, afspreken hoe het hoort en dat volhouden. Elke stap begint in het Japans met een S. Samen heten ze 5S.
Lees meer over 5SAlles wat je bedrijf bezit en wat waarde heeft, nu of straks: de bankrekening, de voorraad, wat klanten je nog schuldig zijn, maar ook machines en de bedrijfsauto. Het zijn de middelen waarmee je werkt en geld verdient. Op de balans staan die bezittingen onder de naam activa.
Lees meer over ActivaEen betaling koppelen aan de factuur waar ze bij hoort, zodat zichtbaar is wat betaald is en wat nog openstaat. Zonder die koppeling weet je niet of een klant of leverancier nog iets schuldig is. Je doet het bij inkomende en uitgaande betalingen. In de boekhouding heet dat afletteren.
Lees meer over AfletterenEen machine of bestelbus koop je één keer, maar je gebruikt hem jarenlang. Daarom neem je de aanschafprijs niet in één keer als kosten, maar verdeel je het bedrag over de jaren waarin het bedrijfsmiddel meegaat. Zo drukt de uitgave niet op één jaar. In de boekhouding heet dat afschrijving.
Lees meer over AfschrijvingEen afspraak waarmee het ene programma gegevens kan opvragen of doorgeven aan een ander programma, zonder dat iemand ze hoeft over te typen. Het programma levert daarvoor een vaste ingang, met regels voor wat je mag vragen en hoe. Die ingang heet een API.
Lees meer over APIDe unieke code die je zelf aan een product of dienst geeft, zodat het in offertes, orders, voorraad en facturen altijd om hetzelfde artikel gaat, ook als de omschrijving verandert. Zo zoek en koppel je snel. Die code heet een artikelnummer.
Lees meer over ArtikelnummerEen standaardbestand waarin een Nederlands boekhoudpakket de boekingen, rekeningen en relaties van een periode vastlegt, in een formaat dat andere programma's kunnen lezen. Je gebruikt het voor controles door accountant of fiscus, en bij een overstap naar een ander pakket. De bestandsnaam eindigt op XAF, de naam van het formaat is auditfile.
Lees meer over Auditfile (XAF)Een vaste verbinding tussen je bankrekening en je boekhouding, waardoor je af- en bijschrijvingen vanzelf in het pakket verschijnen. Niemand hoeft meer een afschrift te downloaden, in te lezen of over te typen, en je ziet sneller wat er binnen is gekomen. In de boekhouding heet die verbinding een bankkoppeling.
Lees meer over BankkoppelingEen regeling waarbij niet de verkoper maar de koper de omzetbelasting afdraagt. Op de factuur staat dan geen btw, maar wel een vermelding dat de heffing naar de afnemer is verschoven. De koper neemt het bedrag op in zijn eigen aangifte. Dat noemt men btw verlegd.
Lees meer over Btw verlegdDe periodieke opgave aan de Belastingdienst van de omzetbelasting die je aan klanten hebt berekend en die je zelf aan leveranciers hebt betaald. Het verschil maak je over of krijg je terug. De cijfers komen uit je boekhouding, en de opgave heet de btw-aangifte.
Lees meer over Btw-aangifteHet verzamelen, ordenen en tonen van gegevens uit je programma's, zodat je beslissingen op cijfers kunt baseren in plaats van op een gevoel. Je ziet bijvoorbeeld welke klanten het meest opleveren of waar werk blijft liggen. Dit vakgebied heet business intelligence, kortweg BI.
Lees meer over Business intelligenceBedrijfssoftware die niet op een eigen server in je kantoor draait, maar via internet bij de leverancier. Je logt in met een browser, ook thuis of onderweg, en updates komen vanzelf binnen. Je betaalt een abonnement in plaats van zelf servers en licenties aan te schaffen. De vakterm hiervoor is cloud-ERP.
Lees meer over Cloud-ERPHet omzetten van gegevens uit je oude pakket naar de structuur van het nieuwe. Rekeningnummers, relaties en artikelen passen vaak niet één op één in het nieuwe systeem. Ze worden eerst vertaald, gecontroleerd en pas daarna geladen. Dat omzetten en vertalen van de gegevens heet conversie.
Lees meer over ConversieAlles wat je doet om de rekeningen van leveranciers op tijd en juist te betalen. Je ontvangt de facturen, controleert ze, bewaakt de betalingstermijn en houdt bij wat je nog moet betalen. Zo betaal je niet te vroeg en niet te laat. In de boekhouding heet dat crediteurenbeheer.
Lees meer over CrediteurenbeheerEen document waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait, bijvoorbeeld bij een retourzending, een prijsfout of een korting achteraf. De klant betaalt dan minder of krijgt tegoed. Zo corrigeer je zonder de oorspronkelijke factuur te wijzigen. Boekhouders noemen dit een creditnota.
Lees meer over CreditnotaEen programma waarin je alles over je klantcontact vastlegt: wie de contactpersoon is, wat er is besproken, welke offerte openstaat en wie de volgende stap zet. Iedereen in je team ziet dezelfde gegevens, in plaats van losse lijsten en mailboxen. De Engelse afkorting hiervoor is CRM.
Lees meer over CRMEén scherm waarop je de belangrijkste cijfers van je bedrijf in één oogopslag ziet, vaak als grafiek, tabel of getal. De cijfers komen uit je programma's en worden bijgewerkt, zodat je niet zelf hoeft te rekenen. Zo'n overzichtsscherm heet een dashboard.
Lees meer over DashboardHet overzetten van je bestaande gegevens, zoals relaties, artikelen en openstaande posten, van je oude pakket of je Excelbestanden naar het nieuwe systeem. Zo begin je niet met een lege administratie en blijft de historie waar je op rekent beschikbaar. Dat overzetten heet datamigratie.
Lees meer over DatamigratieEen factuur die niet alleen een mens maar ook een computer kan lezen: bedragen, regels, datums en relatiegegevens staan als vaste velden in een bestand. Daardoor hoeft niemand ze over te typen en kan de administratie ze direct inlezen. Dat versturen en ontvangen van facturen heet e-facturatie.
Lees meer over E-facturatie (UBL)De streepjescode op een product met een nummer van doorgaans dertien cijfers, waarmee het product overal ter wereld hetzelfde herkend wordt, door jou, je leverancier en je klant. Scan je de code, dan weet het systeem direct om welk artikel het gaat. Dat nummer heet een EAN-code.
Lees meer over EAN-codeEén softwarepakket waarin een bedrijf zijn boekhouding, verkoop, inkoop, voorraad en projecten bijhoudt, zodat iedereen met dezelfde gegevens werkt. Je voert een order één keer in en de rest van het bedrijf kan erop doorwerken. Dat hoeft niet langer in losse Excel-lijsten en aparte programma's. In de bedrijfsvoering heet dit systeem een ERP.
Lees meer over ERPEen rustige, ononderbroken beweging van werk of goederen door een proces, zonder dat ze onderweg blijven liggen of terug moeten. Een order die zonder wachten wordt ontvangen, verzameld, ingepakt en verzonden heeft een goede doorstroming. In lean-taal heet dat ook wel flow.
Lees meer over FlowHet moment waarop je het nieuwe systeem echt in gebruik neemt voor je dagelijkse werk en de oude werkwijze loslaat. Vanaf dan boek, factureer en bestel je in het nieuwe systeem, met echte klanten en echte cijfers. Dat moment heet go-live.
Lees meer over Go-liveHet overzicht waarin elk bedrag dat je bedrijf ontvangt of uitgeeft op de juiste plek is vastgelegd, per soort, zoals omzet, inkoop, huur, bank en schulden. Alle facturen, betalingen en correcties komen hier samen, zodat je altijd kunt terugzien waar een cijfer vandaan komt. In de boekhouding heet dat het grootboek.
Lees meer over GrootboekEén vakje in je boekhouding voor één soort geld, bijvoorbeeld omzet, huur, brandstof of de zakelijke bankrekening. Elke factuur en betaling wordt op zo'n vakje geboekt, zodat je later per soort kunt zien wat er is binnengekomen en uitgegeven. Een boekhouder noemt zo'n vakje een grootboekrekening.
Lees meer over GrootboekrekeningDe gegevens van afgesloten perioden in je oude pakket: boekingen van eerdere jaren, afgehandelde orders, oude offertes en prijshistorie. Ze zijn niet meer nodig om vandaag te werken, maar je kunt ze nog nodig hebben voor controle, inzicht of de wettelijke bewaarplicht. Zulke gegevens noemen we historische data.
Lees meer over Historische dataHet rekeningnummer dat in heel Europa hetzelfde is opgebouwd: een landcode, een controlegetal, de bank en je eigen rekening. Daarmee weet de ontvangende bank precies welke rekening bedoeld is, ook over de grens. Een fout in één teken wordt vaak direct afgekeurd. Dat nummer heet een IBAN.
Lees meer over IBANEen lijst die je aan de Belastingdienst geeft van de leveringen en diensten aan bedrijven in andere EU-landen, per klant met het btw-nummer en het bedrag. Zo kan de overheid controleren of de ontvangende kant de btw correct heeft verwerkt. Die opgave heet de ICP-aangifte.
Lees meer over ICP-aangifteDe rekening die een leverancier je stuurt voor goederen of diensten die je hebt afgenomen. Daarop staat wat je moet betalen, wanneer en op welk rekeningnummer. Voor jou is het een schuld en voor je boekhouding een kostenpost of een voorraadmutatie. Boekhouders noemen dit een inkoopfactuur.
Lees meer over InkoopfactuurEen verkoop van goederen aan een bedrijf in een ander EU-land, waarbij de goederen echt de grens over gaan. Voor zo’n zakelijke verkoop gelden aparte btw-regels, en je moet gegevens van de klant kunnen laten zien. Het heet formeel een intracommunautaire levering.
Lees meer over Intracommunautaire leveringEén boeking die vastlegt dat er iets is gebeurd met geld of waarde in je bedrijf, bijvoorbeeld een betaling, een verkoopfactuur of een correctie. Elke boeking heeft twee kanten die samen kloppen: waar het bedrag vandaan komt en waar het naartoe gaat. In de boekhouding heet zo'n boeking een journaalpost.
Lees meer over JournaalpostEen lijst met alle rekeningen uit je boekhouding naast elkaar, met per rekening wat er is geboekt en wat het saldo is. Het is de snelste manier om te controleren of alles klopt voordat je de jaarrekening maakt: de totalen van debet en credit moeten gelijk zijn. Boekhouders noemen die lijst een kolommenbalans.
Lees meer over KolommenbalansDatgene waaraan je kosten uiteindelijk wilt toerekenen, zoals een product, een order, een project of een dienst. Het antwoord op de vraag waarvoor de kosten zijn gemaakt. Zo zie je wat iets werkelijk kost en wat het oplevert. In de boekhouding heet dat een kostendrager.
Lees meer over KostendragerEen onderdeel van het bedrijf waarop je kosten wilt zien, zoals een afdeling, een vestiging of een team. Door elke uitgave aan zo'n onderdeel toe te wijzen, zie je waar het geld heen gaat en wie erover gaat. In de boekhouding heet dat een kostenplaats.
Lees meer over KostenplaatsWat een product jou werkelijk kost voordat je er iets aan verdient: de inkoop van de grondstoffen of het artikel, plus de arbeid en de overige kosten die erbij horen. Het bedrag waartegen je de voorraad waardeert en waarmee je marge berekent, heet de kostprijs.
Lees meer over KostprijsEen getal waarmee je meet of je doel wordt gehaald, bijvoorbeeld het aantal offertes dat een opdracht wordt of de tijd waarin een klantvraag is beantwoord. Je kiest er een paar die ertoe doen en volgt ze steeds op dezelfde manier. Zo'n kerngetal heet een KPI.
Lees meer over KPIDe vaste ronde waarmee je na elke maand zeker stelt dat alle boekingen erin staan, de bank klopt en de cijfers kloppen. Daarna zet je de maand dicht, zodat er niets meer verandert. Dat sluiten en controleren heet in de boekhouding de maandafsluiting.
Lees meer over MaandafsluitingDe manier waarop de ruimte van een magazijn is ingedeeld: waar goederen binnenkomen, waar ze liggen, waar orders worden verzameld en ingepakt, en welke routes mensen en voertuigen volgen. Een goede indeling maakt de weg van product en medewerker kort. Het geheel heet de magazijnlayout.
Lees meer over MagazijnlayoutEen boeking die je niet op een factuur of bankafschrift baseert, maar zelf maakt om je cijfers recht te zetten. Denk aan het verdelen van een jaarpremie over de maanden, een afschrijving of de correctie van een fout. Boekhouders noemen zo'n handmatige correctieboeking een memoriaal.
Lees meer over MemoriaalEen planning die op basis van verwachte vraag, voorraad en lopende bestellingen uitrekent wat je wanneer moet inkopen of zelf moet maken, zodat je niet te veel of te weinig in huis hebt. Je ziet vooraf welke grondstoffen en onderdelen nodig zijn voor de geplande orders. In de productie heet dat MRP.
Lees meer over MRPAchteraf uitrekenen wat een project of order werkelijk heeft gekost en opgeleverd, op basis van de uren, materialen en kosten die er echt aan zijn besteed. Je vergelijkt dat met wat je vooraf had verwacht en afgesproken. Het vergelijken met de verwachting heet nacalculatie.
Lees meer over NacalculatieEen schriftelijk voorstel aan een klant met wat je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden, en hoe lang dat voorstel geldt. Accepteert de klant, dan heb je een afspraak om op terug te vallen. Zo'n voorstel heet een offerte.
Lees meer over OfferteDe beginstand van je administratie op de dag dat je in een nieuw pakket start. Per balansrekening staat het saldo zoals het was op de laatste dag in je oude systeem, aangevuld met alle posten die nog open staan bij klanten en leveranciers. Die beginstand heet de openingsbalans.
Lees meer over OpeningsbalansHet bericht waarmee je aan een klant terugmeldt wat die heeft besteld, tegen welke prijs en afspraken, en wanneer je levert. Zo weten beide kanten waar ze aan toe zijn voordat er iets wordt verstuurd. Dat bericht heet een orderbevestiging.
Lees meer over OrderbevestigingDe dag vanaf wanneer je in het nieuwe pakket boekt en het oude niet meer gebruikt. Op die dag gaan de beginstanden, de openstaande posten en de lopende orders over. Wat vóór die dag gebeurt, staat in het oude systeem, wat erna gebeurt in het nieuwe. Die dag heet de overstapdatum.
Lees meer over OverstapdatumHet papier of bestand dat met een levering meegaat en laat zien wat er in de doos zit: welke artikelen, hoeveel stuks en voor wie. De ontvanger controleert er de zending mee, zonder dat er prijzen op hoeven te staan. Dat document heet een pakbon.
Lees meer over PakbonEen overzicht van de prijzen die je voor je artikelen rekent, per klantgroep, per land of per afspraak anders, met een begin- en einddatum. Zo hoeft niemand bij elke order opnieuw te bedenken wat een artikel kost. Zo'n overzicht heet een prijslijst.
Lees meer over PrijslijstEen voorlopig overzicht van wat een klant zou moeten betalen, voordat de levering of dienst klaar is. Het is geen echte rekening en maakt geen vordering aan. Klanten gebruiken het om vooruit te betalen of voor de douane. In de handel heet dit een pro forma factuur.
Lees meer over Pro forma factuurEen landelijke standaard voor de nummering en naamgeving van de rekeningen in je boekhouding. Als bedrijven allemaal dezelfde codes gebruiken, kunnen boekhoudsoftware, accountants en overheden elkaars cijfers makkelijker lezen en vergelijken. Kortweg noem je dit RGS, wat voluit het referentie grootboekschema is.
Lees meer over Referentie grootboekschemaHet vastleggen en onderhouden van alles wat je weet over je klanten en andere zakelijke contacten: wie ze zijn, wat je hebt afgesproken en wanneer je weer contact opneemt. Je doet het zodat niets van wat er speelt van één persoon afhangt. Dat heet relatiebeheer.
Lees meer over RelatiebeheerSoftware die je via internet gebruikt en met een abonnement betaalt. De leverancier beheert de servers, de updates en de beveiliging. Jij logt in via de browser of een app en installeert zelf niets. Je gebruikt de software als dienst, in het Engels software as a service, kortweg SaaS.
Lees meer over SaaSDe lijst met alles wat nodig is om één product te maken: de grondstoffen, de onderdelen en de hoeveelheid van elk. Zo weet iedereen wat er in een product zit, wat je moet inkopen en wat het ongeveer kost. In de productie heet die lijst een stuklijst.
Lees meer over StuklijstEen tekening van alle stappen die een product en de bijbehorende informatie doorlopen, van binnenkomst tot aflevering bij de klant, met bij elke stap de tijd die het werk kost en de tijd dat het wacht. Zo zie je waar de tijd heen gaat. Deze methode heet value stream mapping.
Lees meer over Value stream mappingBedrijfsmiddelen die je koopt om er meerdere jaren mee te werken, zoals een machine, een bestelbus of een serverpark. Je boekt ze niet in één keer als kosten, maar zet ze op de balans en verdeelt de kosten over de jaren waarin je ze gebruikt. In de boekhouding heten ze vaste activa.
Lees meer over Vaste activaDe rekening die je naar een klant stuurt voor de goederen of diensten die je hebt geleverd. Daarop staat wat de klant moet betalen, voor wanneer en op welk rekeningnummer. Voor jou is het een vordering op de klant, tot de betaling binnen is. Boekhouders noemen dit een verkoopfactuur.
Lees meer over VerkoopfactuurAlles in een werkproces wat tijd, geld of moeite kost zonder dat de klant er iets beter van wordt, zoals wachten, zoeken, dubbel werk en onnodig lopen. Het weghalen daarvan is de kern van lean werken. In lean noemt men dit in het Japans muda, in het Nederlands verspilling.
Lees meer over Verspilling (muda)Het overzicht dat laat zien of je bedrijf in een bepaalde periode winst of verlies heeft gemaakt. Aan de ene kant staat wat je hebt verdiend, aan de andere kant wat het kostte om dat te doen. Wat overblijft is je resultaat. Op papier heet dit de winst- en verliesrekening.
Lees meer over Winst- en verliesrekeningDe vaste volgorde van stappen waarlangs werk door een organisatie loopt, van aanvraag tot afronding, met bij elke stap iemand die weet wat er van hem of haar wordt verwacht. In software leg je die volgorde vast, zodat de stappen vanzelf worden aangemaakt. Zo'n reeks stappen heet een workflow.
Lees meer over WorkflowTermen uit het magazijn, zoals WMS, EDI en picken, leggen we hier niet uit. Die staan in de begrippenlijst van BizBloqs. Naar de BizBloqs-begrippenlijst.
Vertel ons welke term nog onduidelijk is. We nemen hem mee in de lijst of leggen hem in een gesprek uit.
